Tutorial: creare un indice analitico in InDesign

Posted 23/10/2010 by rob in TIPS e TUTORIAL

Per creare un indice analitico è necessario aggiungere gli indicatori indice (d’ora in poi li chiamerò anche più brevemente, ma impropriamente, tag) per i nomi che si desidera che compaiano nell’indice stesso.

Il redattore può effettuare manualmente questa operazione durante la lettura del testo in prima bozza o cercando con il comando Trova tutte le ricorrenze del nome nei vari documenti che compongono il volume.

Per taggare automaticamente tutte le ricorrenze dei nomi all’interno di più file (o capitoli) in InDesign è necessario generare un file Libro.

In questa fase di lavorazione non è necessario che la foliazione sia definitiva, in quanto l’indice creato da InDesign può essere in qualsiasi momento aggiornato.

Sottolineo ovviamente che l’indice finale dovrà essere generato con il testo, l’impaginazione e la numerazione di pagine definitiva, ovvero dopo aver sistemato tutte le vedove e le orfane dei paragrafi e i righini del testo nell’impaginato.

Nota

Un file Libro è un insieme di documenti che possono condividere stili, campioni, pagine mastro e altri elementi.

La foliazione è il numero totale di pagine del volume.

Le righe orfane o vedove sono parole o singole righe di testo separate dalle altre righe di un paragrafo. Le orfane si trovano alla fine di una colonna o pagina; le vedove, all’inizio.

I righini sono righe terminali brevi di un paragrafo composti da meno di quattro caratteri.

Creare un file Libro

1. Selezionare dal menu File > Nuovo > Libro.

Step 1.

2. Comparirà il pannello Libro. Se il Libro è stato creato precedentemente, per richiamare il pannello selezionare dal menu File > Apri >  Libro (o nome libro in caso fosse stato registra con un nome particolare).

3. Selezionare Aggiungi documento dal menu del pannello Libro o fare clic sul pulsante più (+) in basso a destra dello stesso pannello.

Step 2 e 3.

4. Selezionare i documenti di InDesign da aggiungere, quindi fare clic su Apri.

Step 4.

5. Assicurarsi che tutti i file del Libro siano aperti. Per aprirli fare doppio clic sul nome del file. Comparirà l’icona di un libro aperto a fianco del nome del file.

Step 5.

Creare un indice analitico

1. Selezionare dal menu Visualizza > Testo e tabelle > Indici. Comparirà il pannello Indice.

Step 1.

2. Selezionare il nome che si vuole inserire nell’indice.

3. Accertarsi che sia selezionata la casella Libro in alto a destra del pannello Indice.

4. Fare clic sull’icona Crea una nuova voce indice nel pannello Indice (la penultima icona in basso a destra).

5. Comparirà la finestra di dialogo Nuovo numero di pagina.

6. Nel campo Livelli argomento automaticamente comparirà il nome evidenziato nel testo.

Step 2, 3, 4, 5 e 6.

7. Nel campo Livelli argomento inserire nell’ordine esatto tutti i dati che dovranno comparire nell’indice (oltre al cognome che già appare, inserire per esempio il nome, lo pseudonimo…).

Nota: in questo esempio ho volutamente inserito prima il nome del cognome perché desidero che venga esattamente visualizzato in questo modo nell’indice, ovviamente sarà ordinato secondo il cognome) (v. anche il punto 15 del presente tutorial). In caso si volesse il nome dopo, digitarlo dopo il cognome.

8. Il campo Ordina per serve per determinare l’ordine alfabetico dell’indice, quindi inserire solo il cognome se si desidera ordinare per cognome.

Step 7 e 8.

9. In caso si volesse aggiungere un secondo livello alla voce, per esempio la professione, digitare il relativo testo nel campo 2 dei Livelli argomento.

10. Fare clic sul pulsante Aggiungi tutti. In questo modo tutte le ricorrenze della voce selezionata saranno taggate in tutti i documenti del Libro per l’indice analitico. Per far sì che questa operazione funzioni su tutto il Libro, è necessario che il testo della voce sia selezionato (vedi punto 2). In seguito fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

In alternativa, se non interessa taggare tutte le voci del Libro, fare clic su Aggiungi per aggiungere la voce corrente e lasciare aperta la finestra di dialogo per altre voci, oppure fare clic su OK per aggiungere la voce e chiudere la finestra di dialogo.

Nota: le voci inserite tramite il pulsante Aggiungi non possono essere eliminate facendo clic su Annulla della finestra di dialogo; è necessario usare il comando Annulla (tasti cmd+z) per rimuovere queste voci.

Attenzione: nella ricerca del testo selezionato, InDesign considera solo le parole intere e tiene conto delle maiuscole e ovviamente se la parola è al singolare o al plurale. Se per esempio è selezionato leone, le parole leoni e Leone non compariranno nell’indice.

11. In questo esempio notate che nel pannello Indice la lettera B è priva di elementi; infatti non presenta alcuna freccia vicino alla lettera.

12. Scegliere eventualmente nel menu a comparsa Tipo, quale tipo di voce utilizzare. Le opzioni disponibili sono:

Pagina corrente. L’intervallo di pagine non va oltre la pagina corrente.

Fino alla successiva modifica dello stile. L’intervallo di pagine va dall’indicatore indice al cambiamento dello stile di paragrafo.

Fino al successivo utilizzo dello stile. L’intervallo di pagine va dall’indicatore indice alla pagina in cui si trova la successiva ricorrenza dello stile di paragrafo specificato nel relativo menu a comparsa.

Fino a fine brano. L’intervallo di pagine va dall’indicatore indice alla fine della sequenza di cornici concatenate in cui scorre il testo.

Fino a fine documento. L’intervallo di pagine va dall’indicatore indice alla fine del documento.

Fino a fine sezione. L’intervallo di pagine va dall’indicatore indice alla fine della sezione, impostata nel pannello Pagina.

Per i successivi n. paragrafi. L’intervallo di pagine va dall’indicatore indice alla fine del numero di paragrafi specificato nella relativa casella o fino alla fine di tutti i paragrafi esistenti.

Per le successive n. pagine. L’intervallo di pagine va dall’indicatore indice alla fine del numero di pagine specificato nella relativa casella o fino alla fine di tutte le pagine esistenti.

Elimina intervallo pagine. Disattiva l’intervallo di pagine.

• Per creare una voce indice senza numero di pagina, scegliere dal menu Tipo > Elimina intervallo pagine; pur non comparendo nell’indice, il numero di pagina è presente tra parentesi nel pannello Indice.

• Per creare una voce indice che rimanda a un’altra voce, selezionare una delle opzioni per i rimandi (per esempio Vedere o Vedere anche) dal menu a comparsa Tipo e immettete il nome della voce nella casella di testo Riferimento oppure trascinare la voce esistente dall’elenco in fondo alla casella Riferimento. Potete inoltre personalizzare i termini Vedere e Vedere anche visualizzati nelle voci di rimando selezionando Rimando personalizzato dal menu a comparsa Tipo.

13. Per evidenziare una voce particolare dell’indice, selezionare Cambia stile per numero e quindi scegliere lo stile di carattere da attribuire.

Step 9, 10, 11, 12 e 13.

Attenzione: questa impostazione non ha effetto sulle voci indice formattate con l’opzione Cambia stile per numero.

Nota: per aggiungere un prefisso ai numeri di pagina dell’indice, per esempio B-1 o II-1, occorre aver definito precedentemente la numerazione di sezioni nella numerazione pagine.

Rimando. Selezionare uno stile di carattere per i prefissi dei rimandi (per esempio Vedere e Vedere anche) nell’indice generato.

Argomento con rimando. Selezionare uno stile di carattere per l’argomento a cui si fa riferimento nell’indice generato.

Voce seguita da. Digitare o selezionare un carattere speciale per separare la voce dal numero di pagina. L’impostazione predefinita è due spazi. Per determinare la formattazione di questo carattere, modificare il relativo Stile livello o selezionarne un altro.

Pagine separate da. Digitare o selezionare un carattere speciale per separare due numeri o intervalli di pagine. L’impostazione predefinita è una virgola seguita da uno spazio.

Sottovoci separate da. In caso si fosse stato selezionato nel menu a comparsa Orizzontale, digitare o selezionare un carattere speciale per separare le voci dalle voci secondarie. In caso fosse stato selezionato Verticale, questa impostazione determina come separare due riferimenti di una singola voce.

Rimando preceduto da. Digitare o selezionare un carattere speciale che apparirà tra un riferimento e un rimando. L’impostazione predefinita è un punto seguito da uno spazio. Per determinare la formattazione di questo carattere, selezionare o modificare il corrispondente stile livello.

Serie di pagine. Digitare o selezionare un carattere speciale per separare il primo e l’ultimo numero di un intervallo. L’impostazione predefinita è un trattino. Per determinare la formattazione di questo carattere, selezionare o modificare lo stile del numero di pagina.

Fine della voce. Digitare o selezionare un carattere speciale da visualizzare alla fine della voce. In caso fosse stato selezionato Orizzontale, il carattere viene visualizzato alla fine dell’ultimo rimando; per default non viene aggiunto alcun carattere.

14. Dopo aver fatto clic sul pulsante Aggiungi tutti (v. punto 10) nel testo comparirà  il tag (la freccettina azzurra con due piccoli punti sopra) accanto alla voce indicizzata. Ricordo che l’indicatore di indice è in realtà un carattere nascosto. Per visualizzarlo selezionare il menu Testo > Mostra caratteri nascosti.

15. Nel pannello Indice è ora possibile visualizzare la voce indicizzata, in questo caso sotto la lettera B, di primo e secondo livello – rispettivamente Jonathan Borosky e artista americano – e tutte le pagine in cui la voce compare nel Libro.

Step 14 e 15.

Nota: in questo esempio il nome compare prima del cognome come ho volutamente scritto nella nota al punto 7. Notare però che la voce è ordinata per cognome, ovvero sotto la lettera B. Ribadisco l’importanza nel taggare la prima volta la voce nell’ordine corretto.

16. Ora fare clic sull’icona Genera indice nel pannello Indice.

17. Comparirà la finestra di dialogo Genera indice.

18. Selezionare la casella Includi documenti del libro. Se i documenti sono strutturati con più livelli e se questi ultimi sono in modalità nascosta, ma contengono tag di voci dell’indice, attivare anche la casella Includi voci in livelli nascosti.

19. In caso si volessero visualizzare maggiori opzioni per formattare l’indice, fare clic sul pulsante Più opzioni. Questa operazione solitamente viene fatta in accordo tra il redattore il grafico. Se non fosse di interesse conoscere tutte queste opzioni passare direttamente il punto 21 di questo tutorial.

Step 16, 17, 18 e 19.

20. Le opzioni aggiuntive sono:

Menu a comparsa Verticale/Orizzontale. Selezionare Verticale per formattare l’indice con lo stile predefinito in cui le voci secondarie compaiono sotto le voci principali come singoli paragrafi rientrati. Selezionare Orizzontale per far comparire tutti i livelli di una voce in un unico paragrafo. L’opzione Sottovoci separate da, nell’area Separatori voci, consente di scegliere il carattere che separerà, appunto, le voci dell’indice.

Includi intestazioni sezioni indice. Selezionare questa casella per includere la lettera dell’alfabeto corrispondente (A, B, C…) all’inizio di ogni sezione.

Includi sezioni indice vuote. Selezionare questa casella per generare delle intestazioni di sezione per tutte le lettere dell’alfabeto, anche quelle senza alcuna voce di primo livello.

Stile livello. Per ciascun livello dell’indice, scegliere uno stile di paragrafo da applicare alle relative voci. Se non sono stati creati precedentemente fogli stili ad hoc per gli indici, InDesign di default genera comunque i fogli stile Livello indice 1, Livello indice 2 e così via)… dopo aver generato l’indice è possibile comunque modificare questi stili nel pannello Stili di paragrafo.

Intestazione sezione. Selezionare uno stile di paragrafo da applicare alle intestazioni di sezione (A, B, C…).

Numero pagina. Selezionare uno stile di carattere per i numeri di pagina dell’indice generato.

Step 20.

21. Nella finestra di dialogo Genera Indice fare clic sul pulsante OK. Comparirà il cursore a forma di icona con testo caricato.

Step 21.

22. Fare clic in un punto qualsiasi della scrivania del documento. Verrà creato un box di testo con il contenuto dell’indice analitico, quindi formattarlo con i fogli stile paragrafo creati ad hoc e impaginarlo.

Step 22.

23. Come gestire un indice.

Visualizzare tutti gli argomenti dell’indice di un libro

Quando l’opzione Libro è selezionata, il pannello Indice mostra le voci dell’intero libro, non solo quelle del documento corrente.

• Aprire il file libro e tutti i relativi documenti.

• Selezionare Libro in alto nel pannello Indice.

• Se altri utenti devono accedere ai documenti del libro durante la creazione dell’indice, potete creare un elenco mastro di argomenti in un documento separato e poi importare gli argomenti da questo elenco in ogni documento del libro. Tenere presente che, se l’elenco mastro cambia, dovrete importare nuovamente gli argomenti in ogni documento.

Per visualizzare gli argomenti indice di tutti i documenti appartenenti a un libro, generare l’indice del libro includendo tutti i documenti. Così facendo non sarà necessario importare manualmente gli argomenti in ogni documento con il comando Importa argomenti del menu Indice.

Rimuovere gli argomenti non utilizzati dall’elenco degli argomenti

Dopo aver creato l’indice è possibile eliminare gli argomenti che non sono stati inclusi nell’indice.

• Selezionare dal menu Finestra > Testo e tabelle > Indice per visualizzare il pannello Indice.

• Scegliere Rimuovi argomenti non utilizzati dal menu del pannello Indice. Tutti gli argomenti a cui non è associato alcun numero di pagina vengono eliminati.

Eliminare gli indicatori indice

Effettuare a scelta una delle seguenti operazioni:

• Nel pannello Indice, selezionare la voce o l’argomento da eliminare. Fare clic sul pulsante Elimina la voce selezionata.

Nota: insieme alla voce selezionata vengono eliminate anche tutte le eventuali voci secondarie.

• Nella finestra del documento, selezionare l’indicatore indice e premere il tasto Backspace o Ritorno unitario.

Nota: per visualizzare gli indicatori nella finestra del documento, scegliere dal menu Testo > Mostra caratteri nascosti.

Per trovare una voce nel pannello Indice

• Scegliere Mostra campo Trova dal menu del pannello Indice.

• Nella casella Trova digitare il nome della voce da individuare e fare clic sull’icona Freccia su o Freccia giù.

Individuare gli indicatori indice in un documento

• Scegliere dal menu Testo > Mostra caratteri nascosti per visualizzare gli indicatori indice nella finestra del documento.

• Nel pannello Indice fare clic su Riferimento e selezionare la voce da individuare.

• Scegliere Vai a indicatore selezionato dal menu del pannello. Il cursore testo si trova a destra dell’indicatore indice. È possibile quindi premere i tasti Maiusc+Freccia sinistra per selezionare l’indicatore e tagliare, copiare o eliminare la selezione.

Voci indice in maiuscolo

Nella finestra di dialogo Assegna maiuscole è possibile impostare l’uso delle maiuscole/minuscole per tutte le voci indice, evitando di doverle modificare una per una. Se, per esempio, sono state inserite nell’indice alcune voci con l’iniziale minuscola e altre con la maiuscola, queste voci verranno considerate come due argomenti distinti. È possibile risolvere il problema cambiando in maiuscola l’iniziale delle voci selezionate.

• Nell’area di anteprima del pannello Indice, selezionare una voce.

• Scegliere Assegna maiuscole dal menu del pannello Indice.

• Stabilire se usare la maiuscola solo per l’argomento selezionato, per l’argomento selezionato e tutte le voci secondarie, per tutti gli argomenti di Livello 1 o per tutti gli argomenti, quindi fare clic su OK.

Modificare una voce indice

Per modificare un argomento (per esempio rinominarlo o applicare un nuovo ordinamento) e aggiornare automaticamente tutte le voci che lo usano, adoperare il pannello Indice in modalità Argomento. Per modificare una voce alla volta, usare invece la modalità Riferimento. In modalità Riferimento è possibile anche aggiungere rimandi o individuare l’indicatore indice associato a un numero di pagina.

• Aprire il documento contenente le voci indice.

• Nel pannello Indice, effettuare una delle seguenti operazioni:

– selezionare Argomento per modificare un argomento e aggiornare automaticamente tutte le voci che lo usano;

– selezionare Riferimento per modificare una singola voce.

• Nell’area di anteprima, selezionare una voce o un numero di pagina. Per evidenziare un numero di pagina, selezionare la relativa icona al di sotto della voce.

• Fare doppio clic su una voce o su un numero di pagina da modificare.

• Modificare la voce e fare clic su OK.

Tutorial a cura di rob. Un ringraziamento particolare a Stef.


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